A recessão econômica dos últimos anos levou muitas Instituições de Ensino Superior (IES) a problemas financeiros graves e, por vezes, incontornáveis. Por outro lado, o momento de instabilidade também está possibilitando enxergar dificuldades e promover reestruturações internas, para se adequar à nova realidade do mercado. Dessa forma, a redução de custos na educação superior particular se faz tão necessária quanto em qualquer outro segmento econômico.

De maneira generalista, mas não infundada, pode-se dizer que o processo de falência de qualquer organização dificilmente decorre de um fato isolado. Na maior parte dos casos, o ponto crítico é observado após uma sucessão de erros de administração ao longo de um grande período. Além disso, em momentos de crise, as deficiências de uma má gestão ficam evidenciadas e soma-se a isso a falta de adesão do público consumidor.

De acordo com o SEBRAE, 6 erros podem derrubar qualquer organização:

  1. falta de planejamento;
  2. cópia de modelos existentes;
  3. falta de acompanhamento da rotina da empresa;
  4. descontrole do fluxo de caixa;
  5. ausência de divulgação da marca;
  6. falta de adaptação às necessidades do mercado.

Vencer a crise significa abandonar velhos paradigmas e mirar o futuro. Nesse contexto, a redução de custos está entre as estratégias que podem dar fôlego às IES para que seja possível implementar inovações e garantir a competitividade no mercado.

Neste post apresentamos as principais medidas de redução de custos que podem ser feitas sem prejudicar a qualidade do ensino. Além disso, apresentamos cases de sucesso de universidades norte-americanas e mostramos como a tecnologia e as mudanças no vestibular podem ser grandes aliadas da gestão da sua IES. Confira os tópicos a seguir!

Quando reduzir custos de uma IES?

O crescimento de sua IES está diretamente ligado a uma gestão que saiba combinar redução de custos e investimentos atraentes. No entanto, se você está percebendo que o desequilíbrio das contas não para de aumentar, é hora “enxugar” os gastos do empreendimento.

Sem uma gestão estratégica, é fácil gastar mais que o necessário. Isso pode prejudicar não apenas a rotina institucional, mas principalmente o objetivo maior: a qualidade da educação.

O planejamento estratégico é a alma de qualquer negócio. Por meio de uma avaliação cuidadosa de todos os setores da instituição — incluindo o acadêmico — ele ajuda a identificar os gargalos que estão fazendo sua IES perder dinheiro.

Se a gestão não privilegiar a otimização dos custos, certamente a saúde financeira da IES ficará extremamente prejudicada, e o resultado nós já sabemos, certo? Alguns indícios da necessidade de reduzir custos são:

  • as mensalidades vêm sofrendo reajustes para que seja possível arcar com contas básicas, cada vez mais altas;
  • a IES posterga seu crescimento, pois não tem dinheiro para investir;
  • os processos internos estão ficando obsoletos por falta de novos equipamentos;
  • os professores reclamam da dificuldade para desenvolver atividades, em função de problemas financeiros internos;
  • os salários atrasam;
  • os cursos estão ficando vazios e a IES não sabe como evitar a evasão;
  • Enade e os demais indicadores do MEC estão caindo;
  • a verba para o marketing está escassa e a captação de alunos se mostra cada vez mais difícil.

Embora pareça óbvio, a falta de preparo de alguns gestores e a ausência de uma administração eficiente impedem uma visão clara do cenário financeiro da IES. Antes de quaisquer medidas serem adotadas para a redução de custos, é importante que você e sua equipe saibam onde, de que forma e por que estão gastando excessivamente. Assim fica mais fácil promover os cortes nos setores corretos sem prejudicar a prestação do serviço.

Por que reduzir custos?

Ao incrementar a gestão financeira, sua instituição conseguirá se tornar mais eficiente e, consequentemente, aumentará a margem de lucro e o percentual de crescimento. Já que estamos atravessando um momento de crise, administrar bem as despesas é indispensável para evitar exageros nos cortes ou a adoção de medidas drásticas, como demissões em massa.

Para tanto, o passo a passo da redução de custos na educação superior deve englobar um panorama geral da IES, com o objetivo de diagnosticar quais são os custos essenciais e onde é possível diminuir gastos.

A fim de enxergar esses gargalos e extingui-los, é necessário:

Identificar os objetivos da IES

Nessa etapa, é importante listar todas as necessidades da instituição e as realizações que você pretende alcançar em curto, médio e longo prazos — o que inclui todos os setores e processos da IES. Alguns exemplos dessas necessidades são:

  • aquisição de novos equipamentos;
  • aumento do desempenho dos estudantes;
  • incremento do número de alunos;
  • expansão ou melhoria das instalações;
  • conquista de um fluxo de caixa saudável;
  • fortalecimento da marca;
  • internacionalização;
  • crescimento da lucratividade e do capital de giro;
  • melhora no posicionamento em rankings universitários;
  • evolução no posicionamento no Enade;
  • redução da taxa de evasão;
  • valorização financeira dos corpos docente e administrativo.

Mapear cada processo

Todos os processos da IES possuem uma ação e uma reação. Ou seja, para cada tarefa desenvolvida, há sempre uma resposta; para cada problema, existe uma consequência. Por isso, mapear esses processos é fundamental para compreender como as demandas estão sendo solucionadas ou respondidas e para verificar o grau de eficiência das medidas adotadas.

A partir daí, é possível identificar quais são os gargalos existentes e diluí-los. Confira a seguir um exemplo desse mapeamento.

DEMANDA RESPOSTA GARGALO
Os computadores são antigos e estragam constantemente. Renovar o maquinário. A empresa está gastando com manutenção, mas o material continua ruim.
Os alunos estão ameaçando não renovar a matrícula por causa do preço. Baixar ou congelar os valores; melhorar a política de descontos. A IES não está conseguindo modificar sua política de preços.
Abrir novos cursos. Captar 150 alunos para suprir o mínimo de vagas. O resultado da ação ficou muito abaixo do esperado.

Elaborar um plano de ação

Uma vez identificados esses gargalos, é preciso desenvolver um plano de ação para evitar que sua IES tenha problemas ainda maiores, como se fosse um “efeito dominó” de demandas não resolvidas. Para cada demanda problemática ou não resolvida, é preciso determinar uma medida corretiva, a fim de que seja encontrada uma solução pertinente.

Utilizando os mesmos exemplos, veja abaixo como os problemas encontrados poderiam ser resolvidos.

DEMANDA RESPOSTA GARGALO PLANO DE AÇÃO
Os computadores são antigos e estragam constantemente. Renovar o maquinário. A empresa está gastando com manutenção, mas o material continua ruim. Destinar verba anual para troca ou upgrade de equipamentos de informática.
Os alunos estão ameaçando não renovar a matrícula por causa do preço. Baixar ou congelar os valores; melhorar a política de descontos. A IES não está conseguindo modificar sua política de preços. Pesquisar a média de preços praticados pelas IES da região que possuem mesmo perfil e procurar atuar de forma mais competitiva; conhecer a realidade socioeconômica dos alunos antes de determinar os valores de cada curso.
Abrir novos cursos. Captar 150 alunos para suprir o mínimo de vagas. O resultado da ação ficou muito abaixo do esperado. Fazer pesquisas de mercado para conhecer a demanda; destinar verba adequada ao desenvolvimento de um plano de marketing eficiente; apresentar preços atrativos.

Como manter a qualidade do ensino?

É possível promover uma política de redução de custos na educação superior sem perder a qualidade do ensino. Como você já percebeu, os custos administrativos representam grande parte das despesas e, muitas vezes, há desperdício de dinheiro.

Trata-se de um raciocínio lógico. Cortar gastos significa aparar as arestas por onde o dinheiro se vai desnecessariamente, mas sem prejudicar a qualidade do ensino. Afinal, se o serviço prestado deixar a desejar, outros problemas mais graves serão enfrentados.

Observe agora algumas medidas de redução de custos separadas por áreas.

Tecnologia da informação

  • Diminua o brilho dos monitores de computador.
  • Observe a vida útil dos equipamentos de informática e determine o momento da troca.
  • Realize treinamentos coletivos quando precisar atualizar sistemas de informação.
  • Terceirize os servidores.
  • Use servidores virtuais e sistemas de nuvem.

Finanças

  • Diminua despesas com contas de água, luz, telefone, internet, máquina de papel, material de escritório, limpeza etc.
  • Faça contratos de licitação para reduzir gastos.
  • Desenvolva um planejamento orçamentário semestral.
  • Interrompa o envio de boletos, boletins e outros materiais impressos por correio. Assim, você diminui os custos com papel, impressão e postagens.
  • Procure realizar cortes de 3% a 10% no orçamento.
  • Se houver dívidas altas, evite investir de foma expressiva até liquidá-las ou atenuá-las.
  • Se houver dívidas de longo prazo, renegocie-as e tente encontrar a menor taxa de juros.
  • Use cartões de compras para acompanhar melhor cada aquisição.
  • Implante uma gestão de cobranças e promova ações para que alunos com débitos sejam convertidos em adimplentes.

Pessoal

  • Reduza salários do alto escalão. Ofereça abonos e recompensas em vez de aumentar o salário-base.
  • Reavalie alguns benefícios concedidos, como cobertura de planos de saúde para cônjuges, seguros de vida e previdência privada com participação da IES.
  • Diminua equipes de apoio e assistentes pessoais de coordenadores.
  • Adote férias coletivas no período de festas.
  • Realize processos seletivos de qualidade para evitar gastos com profissionais inadequados.
  • Congele a contratação de empregados temporários, consultores e contratados independentes.
  • Reduza gastos com viagens.

Educação e pesquisa

  • Convide funcionários com alta qualificação — com mestrado ou doutorado, por exemplo — para ministrar aulas nos cursos. Exija que coordenadores de curso também ofertem disciplinas.
  • Unifique turmas com disciplinas iguais para reduzir horas/aula.
  • Suspenda programas educacionais que não estejam dando resultado ou que apresentem baixa demanda de público.
  • Oriente os pesquisadores da IES a reajustarem o orçamento destinado a pesquisas científicas ou projetos acadêmicos.
  • Firme parcerias com empresas e entidades para atuarem junto aos alunos em atividades práticas (incubadora de empresas, escritório jurídico, atendimento médico etc.).
  • Amplie a grade de disciplinas de EAD.
  • Avalie a atuação de todos os centros e institutos da IES e faça ajustes para otimizar a atuação de cada um deles.

Instalações

  • Deixe ligados somente equipamentos eletrônicos essenciais.
  • Em época de férias dos estudantes, reduza a jornada de trabalho para economizar energia e água.
  • Implante sensores de presença para toda a iluminação da IES, incluindo salas de aula.
  • Diminua a quantidade de geladeiras funcionando.
  • Prefira lâmpadas LED, por serem mais econômicas.
  • Compre equipamentos com menor consumo de eletricidade.
  • Aumente a receita por meio do aluguel de salas e auditórios para eventos.
  • Alugue espaços privilegiados no campus para merchandising e exposição de produtos.
  • Venda ou alugue edifícios pouco utilizados.
  • Realize a limpeza dos edifícios à noite, quando o trabalho pode ser feito mais rapidamente.

Quais são os principais exemplos internacionais?

Na contramão do que muitos gestores pensam, cortar custos pode ser bastante positivo para o ensino. Ao retirar os excessos e gargalos do orçamento, sua IES ganha fôlego para devotar os esforços ao core business da instituição. Assim, pode promover ensino de qualidade e traçar metas de crescimento.

Universidade de Cincinnati

A Universidade de Cincinnati e a Ohio State University (ambas integrantes do sistema universitário de Ohio) fizeram uma inteligente combinação de despesas e cortes administrativos para reduzir os custos.

Em Cincinnati, o reitor recusou aumento de salário e um bônus de pagamento, e o prédio da reitoria foi vendido. Enquanto isso, a Ohio economizou 95 milhões de dólares após reconfigurar o contrato com fornecedores de materiais de escritório e criar um relatório de despesas comuns.

Universidade da Carolina do Norte

Para reduzir custos, a Universidade da Carolina do Norte fez uma importante unificação de processos que envolveu seus 16 campi. Até 2013, cada campus tinha uma forma independente de registrar os estudantes do estado e os que estavam em outras regiões. Isso criava duplicações, custos mais altos e resultados inconsistentes. A partir daquele ano, a assembleia geral da universidade decidiu centralizar o processo, o que aumentou a eficiência da gestão e, por consequência, a receita.

Temple University

É comum em universidades norte-americanas a presença de programas esportivos, em sua maioria, muito onerosos. A Temple University tomou a decisão de eliminar programas esportivos para economizar dinheiro. Em 2014, a universidade anunciou que eliminaria 7 equipes de esportes intercolegiais, o que gerou uma economia de cerca de 3 milhões de dólares por ano.

Outros casos

O modelo “altos valores, altos descontos”, utilizado por muitas universidades, está sendo trocado por “baixo custo, baixo desconto”. É o caso da Converse College (Carolina do Sul), da Rosemont College (Pensilvânia) e da Utica College (Nova Iorque). Segundo os reitores, com essa mudança, as universidades voltaram a atrair alunos que inicialmente se assustavam com os preços.

Muitas universidades se sentem incapazes de identificar sozinhas os pontos necessários para implantar medidas de redução de custos e contratam consultorias especializadas. Foi o caso do campus Chapel Hill, da já citada Universidade da Carolina do Norte.

Em 2009, essa instituição foi pioneira ao contratar uma consultoria para estudá-la por 5 meses. A partir daí, foram identificadas 139 medidas a serem adotadas para uma redução milionária custos. Até 2016, a Chapel Hill havia seguido mais de 70 das recomendações e economizado cerca de 75 milhões de dólares por ano.

Leia também: O que não pode faltar em uma consultoria educacional para IES?

Como a tecnologia pode ser uma aliada?

transformação digital é inevitável e está chegando com grande velocidade. Graças às diferentes tecnologias, como Inteligência Artificial, Internet das Coisas (IoT), Big Data e Cloud Computing (tecnologia na nuvem), as organizações estão evoluindo tanto no gerenciamento da cadeia de produção quanto nos relacionamentos interpessoais dos colaboradores — e também com os próprios clientes ou com os consumidores em potencial.

Em virtude da intensa conectividade, o comportamento dos consumidores mudou. Agora, por conta do amplo acesso à informação, são eles que ditam as regras. Por isso, as organizações precisam concentrar os esforços na conquista dessas pessoas até que a conversão ocorra de fato.

Isso também se aplica às IES. A tecnologia tem a função extremamente importante de melhorar a produtividade, oferecer novas formas de entregar serviços, aumentar a captação dos clientes e contribuir para a tomada de decisões.

Os sistemas digitais geram um grande fluxo de dados que podem compor métricas importantes para a gestão, tanto do ponto de vista administrativo quanto acadêmico. Isso inclui desde o estoque, as finanças, os recursos humanos e as ações de marketing ao comportamento dos estudantes ao longo de cada estágio de seu relacionamento com a instituição.

Assim, a tomada de decisão da organização torna-se muito mais eficiente e os erros são minimizados, o que impacta diretamente na competitividade da organização.

Impactos no ensino

Apostar em inovação e tecnologia auxilia o core business da instituição. Por meio de ambientes de aprendizagem virtual, por exemplo, sua IES pode deixar os modelos tradicionais e adotar novas metodologias de ensino que comprovadamente contribuam para maiores taxas de retenção do aprendizado e maior engajamento dos alunos.

Além disso, a tecnologia possibilita uma maior oferta de cursos a distância a um custo mais baixo. Com isso, sua IES amplia o acesso a alunos geograficamente descentralizados mantendo a mesma qualidade de ensino.

Do ponto de vista dos custos, ao implantar cursos a distância ou disciplinas virtuais, sua IES também reduz despesas com a presença de alunos no espaço físico da instituição o tempo todo.

Uso de tecnologia na nuvem

De acordo com o estudo Elevating Business in the Cloud, da consultoria KPMG, ao consolidar a Cloud Computing, as organizações têm percebido resultados positivos em diversas áreas, com destaque para:

  • melhoria da performance do negócio (73%);
  • melhoria dos serviços automatizados (72%);
  • redução de custos (70%).

Por meio da nuvem é possível ter um sistema de dados mais estável, com disponibilidade de acesso em qualquer lugar, o que possibilita uma visão geral dos processos administrativos e acadêmicos.

Dessa forma, a gestão da IES simplifica sua atuação e consegue gerenciar de maneira mais racional todos os setores, dando suporte contínuo e buscando uma métrica de desempenho ideal.

Por que apostar na otimização da matriz curricular?

Outra forma de redução de custos na educação superior é com a otimização da matriz curricular. Na prática, significa reestruturar a arquitetura curricular de cada curso de forma que ela atenda às demandas do mercado e se adapte às condições operacionais da instituição.

Otimizar a matriz curricular também gera resultados positivos para o desempenho do estudante. No modelo tradicional, o objetivo do ensino era que os futuros profissionais acumulassem conhecimento. Hoje, com a presença massiva da tecnologia, as máquinas fazem esse trabalho. Dessa forma, não justifica continuar adotando um modelo de educação em série dividido em semestres ou anos.

A criação de módulos é um exemplo dessa otimização e se estende ao ambiente virtual de aprendizagem. Quando as disciplinas são agrupadas em nichos, o aluno tem condições de decidir qual trajetória seguir dentro da IES, o que estimula seu engajamento com a academia. Essa inovação permite que disciplinas correlacionadas sejam cursadas ao mesmo tempo por estudantes de diferentes carreiras.

Para o aluno, isso significa compreender a aplicabilidade daqueles conhecimentos ao participar de projetos práticos, além de aumentar seu networking. Para incentivar os jovens na entrada do mercado de trabalho, algumas IES chegam a dar certificados parciais para cada módulo concluído.

Do ponto de vista administrativo, uma matriz curricular otimizada produz economia por meio da diminuição do número de horas/aula dos professores e da redução do tempo de permanência dos alunos nas instalações da IES — custos esses comuns à arquitetura tradicional da matriz curricular.

Por que a adesão de um sistema seriado de avaliação pode ser uma saída?

Facilitar o ingresso de novos alunos à graduação é um dos principais desafios a serem vencidos pelas IES. Por isso, com uma concorrência tão acirrada, o vestibular não pode ser mais um entrave para o aluno estudar.

Uma das alternativas para aproximar alunos em potencial da sua IES é a adoção dos chamados Processos Seletivos Seriados (PSS). Diferentemente dos exames tradicionais, nos PSS as provas são aplicadas de forma sequencial durante o Ensino Médio (ao final de cada ano letivo) e somam o total de três avaliações (uma por ano), incluindo pelo menos uma redação. Além disso, os alunos não precisam decidir por uma carreira logo no primeiro exame.

Embora as IES tenham autonomia para estruturar as provas como melhor lhes convenha, o conteúdo programático deve seguir obrigatoriamente a grade de disciplinas estabelecida nos Parâmetros Curriculares Nacionais do Ensino Médio (PCNEM).

Os critérios de classificação também ficam a cargo de cada IES. Em geral, na hora da matrícula, os estudantes com as maiores pontuações têm prioridade. Isso estimula o preparo dos jovens para cada etapa do exame, uma vez que, quanto melhor for o desempenho, maiores serão as chances de conseguir uma vaga no curso desejado.

Uma das principais vantagens de adotar os PSS é estreitar o relacionamento com os alunos em potencial desde o Ensino Médio. Por meio dos PSS, as instituições de ensino têm a oportunidade de se apresentar aos estudantes e criar um vínculo emocional e de confiança ao longo de jornada, até a efetivação da matrícula.

Além disso, como os cursos não são decididos logo na primeira etapa dos PSS, a evasão por desapontamento com a carreira escolhida tende a diminuir. Assim, sua IES ganha força para o desenvolvimento de estratégias de retenção de alunos.

 

Compreender a diferença entre gastos, custos e despesas é um dos pontos primordiais para adotar novas políticas financeiras dentro da IES. Embora esse seja um tema espinhoso, a redução de custos na educação superior se faz necessária para a sobrevivência institucional, sobretudo no momento de recuperação da crise.

O mais importante é que nenhuma medida seja tomada com base na intuição. Antes de qualquer corte, realize uma avaliação aprofundada do contexto institucional e observe dados reais, para não prejudicar o serviço prestado. Afinal, a qualidade do ensino está em primeiro lugar.

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